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2011年9 月21日

NO.79-2(NO.79-1関連その1)「A4」1枚、「A3」1枚

今回は、「79-1(メインコラム)の関連その1」としてご紹介するのは、昨年ベストセラーとなった 池上 彰 著「伝える力」です。

 

池上氏は、報告書のまとめ方としてとっつき易い「緩やかな演繹法」を薦めています。

 

“自分の書”作成の参考になりそうです。

 

Line

                        「伝える力」(池上 彰 著)

 

☑中央官庁のキャリア官僚と付き合うこともありましたが、「この人、なんでこんなにプライドが高くて、エラそうな話し方をするんだろう」という人は、いつしか姿を消していきました。反対に、ざっくばらんな性格で、こちらの話をきちんと聞いてくれる人は、どんどん出世して、官僚のトップである事務次官にまで上り詰めたりしています。三十数年間に及ぶジャーナリスト生活を振り返って、1つ明らかにいえるのは、よけいなプライドを持っている人は「そこまで」だということです。

 

☑まず叱るとき、大原則は1対1で叱ることです。叱る際にもう1つ大切なのは「叱る前に褒める」ことです。「キミは出社するのはいちばん早いし、仕事にはずいぶん意欲的に取り組んでいると思う。でも、このあいだのY社への対応はいただけないな、あれでは、先方さんが気分を害するのも当然だ。もっと丁寧な対応をすべきだったな」。また、叱るときとは反対に、褒めるときはみんなの前で褒めるのを原則とすべきでしょう。「キミ、がんばってるな。営業成績もどんどん伸びているし、K社の部長からは『御社の○△さんはいつも親身に相談に乗ってくれて、聞いたことには迅速に答えてくれる』とお褒めの言葉をいただいたよ。私もうれしかった。これからもこの調子でがんばるように」・・・といったことをほかの人がいる前で朗らかに話す。言われた当人はうれしいし、誇らしく思う。周りにいる人たちも「よし、オレもがんばろう」という気持になるでしょう。

 

☑報告書などをまとめる場合、論理学でいうところの「演繹法」と「帰納法」の考え方が参考になります。ごく簡単にいえば、先に結論ありきが演繹法で、いろいろと情報を集めて結論を構築していくのが帰納法です。報告書や提案書をまとめる場合どちらがよいかと言えば、帰納法に決まっています。しかし、多くのビジネスパーソンには、そこまでの時間がないのが現状です。そこでお薦めしたいのが「緩やかな演繹法」です。そのためには、まず下調べ。そこで仮説を立てます。「きっと○△ではないか」と。さらに「▽□というストーリーがあるのではないか」と。その上で現地に行ってみて、その通りであれば、仮説が立証されたことになります。仮説の通りだったわけですから、報告書や提案書がまとめやすいはずです。白紙の状態で調査を開始するよりも、ずっと効率がよいといえます。

 

☑自分の中に「もう1人の自分」を持って、第三者の目で客観的に自分が書いた文章を見つめることを勧めてきました。もう1つ大事なことは、文字通りほかの誰かに、自分が書いた文章を読んでもらうことです。本書の読者の多くはビジネスパーソンでしょうから、読んでもらう人はたいてい先輩や上司、同僚になるでしょう。「もう1人の自分」の目で自分が書いた文章を読み返すことは大切ですが、どうしても自分の殻を抜け出せない部分があります。やはり文字通りの「他者の指摘」は不可欠です。

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